Como evitar a burocracia dos cartórios?

Aposto que você já deve ter escutado falar que os cartórios têm procedimentos muito burocráticos. Talvez você tenha até mesmo passado por momentos que apenas trouxeram dores de cabeça e estresse para cumprir tudo que foi solicitado pelo cartório.

Reconheço que a legislação em alguns aspectos e procedimentos poderia ser mais flexível, a fim de que os cartórios não necessitassem ser tão rígidos em situações específicas.

Seria ótimo se tudo pudesse ser resolvido de maneira simples, rápida e fácil, porém, existem casos em que se flexibilizarmos a legislação e o procedimento, não será possível proporcionar a segurança jurídica necessária ao seu direito.

Mas meu intuito com este texto é te contar um pouco da minha experiência nesse mundo burocrático dos cartórios, pois vejo muitas pessoas reclamando e questionando a demora das serventias extrajudiciais, porém desconhecendo meios e formas para evitar problemas.

Durante os 5 anos que eu trabalhei como escrevente no cartório de registro de imóveis, foram raríssimas as vezes em que um título (documento)chegou para análise de forma completa, com toda a documentação necessária, sem qualquer necessidade de retificações e aditamentos.

Pelo contrário, sempre recebíamos títulos precários, faltando a documentação básica para realizar o registro no cartório. Diante disso, e com base na fundamentação legal, expedíamos nota de exigência solicitando tudo que estava faltando.

Houve muitas situações em que não bastou apenas uma exigência, o documento ia e voltava por diversas vezes sem a devida adequação.

Acredito que essa falta de conhecimento de todos os requisitos e documentos necessários para realização do registro tem a ver com a não obrigatoriedade da intermediação de um especialista para realizar a maioria dos atos em cartório. Sendo assim, muitos acreditam que os procedimentos são simples e não contratam o serviço especializado, que poderia proporcionar maior agilidade e segurança jurídica na análise e coleta de documentos.

Além do desconhecimento da legislação, cerca de 50% dos imóveis no Brasil são irregulares, conforme consta no post aqui do blog (link: https://www.marianagoncalves.com.br/post/imovel-irregular), ou seja, o requerente do serviço terá que levar a documentação do título específico e ainda providenciar o necessário para regularizar a pendência existente na matrícula do imóvel.

Para elucidar melhor essa questão, vou contar sobre um caso que aconteceu quando eu ainda trabalhava no cartório.

Certo dia, compareceu uma mulher na serventia a fim de registrar, com urgência, um contrato de financiamento, no qual o banco liberaria um valor de crédito e ficaria com o imóvel em garantia do pagamento, porém, a liberação do dinheiro somente ocorreria com o registro do documento.

No contrato de financiamento constava que ela era divorciada e dava 100% do imóvel em garantia, mas na conferência da matrícula imobiliária, verificamos que na sua qualificação constava como casada pelo Regime da Comunhão Universal de Bens, ou seja, o imóvel também era do seu ex-marido, o qual não compareceu no contrato de financiamento.

Diante dessa irregularidade, e em atenção ao princípio registral da continuidade, o qual exige que todos os atos e circunstâncias ocorridas com relação ao imóvel e as partes devem ser publicizadas na matrícula em ordem cronológica no tempo, realizamos uma exigência a fim de que a requerente apresentasse o processo de divórcio, de modo a ser possível registrá-lo e regularizar a propriedade, visto que na matrícula ainda constava o seu ex-marido como proprietário.

Ocorre que ela tinha realizado o divórcio judicial há muitos anos e não possuía mais os documentos para utilizar no registro. Por se tratar de um processo muito antigo, ela precisaria solicitar ao Tribunal de Justiça o seu desarquivamento para que pudesse obter as cópias dos documentos necessários para o registro solicitado.

Infelizmente, a Sra. acabou perdendo a liberação do valor do banco na data em que necessitava, visto que não conseguiu a documentação para regularizar o divórcio que ainda não tinha sido realizado.

Daí eu te pergunto:

Em todas as situações que eu expus, a demora no registro ocorreu por culpa do cartório ou por culpa da pessoa que desejava o serviço não ter regularizado o imóvel no momento oportuno e apresentado toda a documentação necessária para registro?

Claro que não estou generalizando, mas por experiência própria, a maioria dos casos em que as pessoas tratavam como burocracia, era apenas a demora na regularização de tudo que mencionei acima.

Por conta disso é importante ter uma assessoria jurídica, que analisará previamente toda a documentação necessária e apresentará no registro de imóveis o documento mais completo possível, evitando reiteradas notas de exigência que tem como finalidade a adequação ao que a lei impõe.

De todo modo, caso não seja possível contratar uma assessoria jurídica, compartilharei 3 dicas simples e rápidas para levar a documentação mais completa, conforme seguem:

Verifique a legislação do caso

Os cartórios são obrigados a cumprirem diversos princípios registrais, um deles refere-se ao princípio da legalidade, que nada mais é do que a obrigação de cumprir o que está na lei.

Posso citar algumas legislações que são utilizadas na maioria dos casos, como o Código Civil Brasileiro (Lei 10.406/2002), a Lei de Registros Públicos (Lei 6.015/73), a Lei sobre serviços notariais e de registro (Lei 8.935/94), o Código de Normas de cada Estado, que você poderá encontrar no site do Tribunal de Justiça do Estado em que está situado o cartório, entre outras legislações.

Verifique a validade dos documentos

Sempre verifique a validade dos documentos, geralmente as certidões de registro civil são aceitas apenas com o prazo de 90 dias, as certidões negativas de débitos, sejam elas municipal, estadual ou federal tem a data de vencimento no próprio documento. Enfim, o cartório não aceitará documentos fora da validade, isso pode gerar uma nota de exigência, portanto, verifique antes de apresentar a documentação.

Verifique a matrícula do imóvel

A matrícula é o documento no qual o imóvel será identificado e caracterizado. Constará as suas medidas, confrontações, localização, cadastros nos órgãos pertinentes, bem como toda e qualquer qualificação dos atuais e antigos proprietários.

É fundamental verificar se os dados constantes na matrícula são os mesmos que constam no título que você irá apresentar no cartório. Como no exemplo do caso mencionado acima, se a pessoa tivesse analisado a matrícula, teria visto que o estado civil estava divergente, portanto, saberia que iria ter que regularizar.

Esses são alguns cuidados que se deve tomar a fim de evitar a demora na prestação do serviço dos cartórios. Ressalto apenas que as dicas apresentadas anteriormente não tem a intenção de esgotar os detalhes e pontos importantes a serem analisados em cada situação. Por isso, eu oriento sempre buscar ajuda especializada, de modo a evitar problemas, perder tempo, dinheiro e negócios.

Caso você queira continuar conversando comigo sobre esse assunto, estou disponível por meio do e-mail: manuelamathias.adv@gmail.com ou no meu perfil do Instagram conforme link AQUI

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